Como fazer o jornal da empresa em parceria com agência(s)

Para atingir os objetivos da empresa, é fundamental que forma e conteúdo do jornal despertem o interesse do leitor. Para tanto, deve haver uma perfeita sintonia entre agência(s) e empresa. O ideal é que a parte visual e os textos sejam feitos por uma mesma agência, pois isso simplifica e agiliza o processo. Mas nada impede que uma agência faça o visual (diagramação) e outra agência faça os textos. As etapas de trabalho são, basicamente, as seguintes:

• Cronograma

A primeira atividade será sempre a definição do cronograma de trabalho. Ele é fundamental para que o jornal circule na data programada. O cronograma pode ser feito tanto pela(s) agência(s), respeitando a disponibilidade de agenda do pessoal interno, quanto pela empresa (respeitando os prazos para redação, revisão, diagramação e impressão).

• Pauta

As notícias veiculadas no jornal precisam ir ao encontro do que os leitores gostariam de ler e, ao mesmo tempo, do que a direção da empresa precisa informar. Por isso, recomendamos que a pauta seja feita em conjunto, por empresa e agência(s). Por parte da empresa, deve-se formar um conselho editorial, composto por representantes de vários setores. Se uma única agência realizar as atividades de conteúdo e diagramação, deve participar da reunião de pauta o jornalista responsável, a quem caberá orientar o conselho editorial e trazer ideias de como abordar determinados assuntos, como obter qualidade das informações, qual deve ser o tamanho das reportagens etc. Se houver uma outra agência envolvida na diagramação, convém que o diretor de arte também esteja na reunião de pauta.

• Entrevistas

Uma pessoa do conselho editorial deve ser escolhida para coordenar internamente (na empresa) os trabalhos. É com ele que a(s) agência(s) fará(ão) contato. Esse coordenador indicará os entrevistados, ajudará no agendamento de entrevistas, coordenará a obtenção das fotos e, quando necessário, fornecerá material de apoio, como resultados de pesquisas, relatórios, informações complementares etc. As entrevistas devem ser feitas pelo jornalista responsável, por telefone ou pessoalmente, de acordo com a necessidade e disponibilidade dos entrevistados.

• Redação

O conteúdo do jornal pode ser feito a partir de entrevistas e/ou de material produzido por profissionais da empresa. Neste último caso, o jornalista responsável deve ter autonomia para revisar e adaptar o material recebido da empresa, de modo que o texto final fique de acordo com a linguagem jornalística e de fácil entendimento.

• Imagens

Se feitas por profissionais, valorizam o resultado final. Mas poucas empresas contratam ilustradores e fotógrafos para produzir suas imagens de dia a dia. Então, se a própria empresa produzir as fotos, deve delegar essa tarefa a funcionários que tenham conhecimentos de fotografia e saibam captar imagens com foco, luz e enquadramento adequados. O jornalista responsável pode ajudar o fotógrafo amador da empresa a obter fotos criativas, sugerindo ambientações. A empresa precisa, ainda, ter em mente que, para materiais impressos, as imagens precisam ter alta resolução (300 dpis) – isso significa dizer que fotos extraídas de sites, celulares e de arquivos ppt, pps, pdf e doc costumam não servir.

• Aprovação de textos

Antes do envio das matérias para diagramação, a agência responsável pelos textos os  encaminhará, em arquivo word, ao coordenador do jornal. Este deve distribuir os textos aos responsáveis, para que apontem eventuais correções. O coordenador deve orientar essas pessoas a corrigir apenas erros de interpretação/informação/técnicos. O tipo de linguagem, a correção ortográfica e gramatical e hifenizações são atribuições técnicas da agência responsável pelo conteúdo.

• Diagramação e layout

Após as adequações de texto solicitadas pela empresa, a agência que cuida do visual fará a diagramação e layout.

• Primeira aprovação de layout

A agência responsável pelo layout encaminhará o primeiro PDF para a empresa, mais especificamente para o coordenador do jornal. Este, por sua vez, se encarregará de aprová-lo junto aos membros do Comitê e/ou entrevistados. Nesta etapa, a empresa poderá solicitar modificações no layout, como alterações de fotos, por exemplo, desde que mantenha a coerência do projeto gráfico. Pequenas alterações de textos ainda podem ser solicitadas.

• Segunda aprovação de layout

Feitas as alterações pedidas pela empresa, a agência responsável pela diagramação encaminhará um novo layout ao coordenador, para aprovação final, que é feita por escrito para evitar mal-entendidos.

• Revisão final

Após o ok final da empresa e antes de enviar o arquivo para impressão, a agência responsável pelo conteúdo fará a revisão final. O objetivo é eliminar possíveis erros gramaticais e/ou de digitação, provocados pelas mudanças nos textos.

• Impressão e distribuição

Muitas empresas preferem, elas próprias, contratar os serviços de impressão diretamente com a gráfica. Nesse caso, as empresas se responsabilizam pela qualidade do produto final. Na maioria dos casos, a distribuição fica a cargo da empresa, mas existem casos em que a agência despacha o jornal, via Correios, para a residência dos colaboradores ou outros destinatários.

Comunicação é interna só no nome

Nada mais é interno. É ingenuidade achar que os assuntos da empresa estão protegidos pelos seus muros. E, com a web – sempre ela! –, as notícias voam. Por isso, é saudável para toda empresa estabelecer um diálogo com seu público interno: para que esse público tenha informações oficiais, e possa tirar dúvidas com pessoas da própria empresa. Isso ajuda a enfraquecer os boatos e a fortalecer a sensação de pertencimento, tão importante no desempenho dos times.

Quando se fala em Comunicação Interna, pensa-se logo em empregado (funcionário, colaborador, associado ou qualquer outro nome com o mesmo sentido). Porém, “a noção de público interno é ampla”, como explica a Associação Brasileira das Agências de Comunicação (Abracom), no Caderno de Comunicação Organizacional (CCO), Como entender a comunicação interna.

“Não só os registrados conforme determina a legislação trabalhista, mas também os prestadores de serviço, permanentes e temporários, estagiários e trainees devem ser considerados como audiência da comunicação interna. Ou seja, independente da relação trabalhista, existem profissionais que interagem com a organização e que, se bem informados e alinhados com o planejamento estratégico, melhor desempenharão suas atividades e contribuirão para o alcance de metas e resultados. Há empresas que incluem os familiares entre os públicos da comunicação interna. Percebê-los dessa forma significa não só gerir temas de relevância para a prática do negócio, mas, também, outros (temas), de conscientização, educação, formação e desenvolvimento pessoal, chegando à responsabilidade social.”

Na próxima edição, vamos falar sobre o capítulo “Como Fazer” comunicação interna, sempre compartilhando com você, leitor, o conteúdo do CCO da Abracom. Enquanto isso, deixamos algumas perguntas:

ñ A comunicação é atividade meio ou atividade fim?

ñ O que é cultura de comunicação?

ñ Como se identificam necessidades de comunicação?

Tem mais perguntas? Quer opinar, com sugestões, compartilhar experiências ou fazer críticas? Fale conosco pelo e-mail interativa@interativacomunicacao.srv.br

Lembrete: o CCO Como entender a comunicação interna pode ser baixado gratuitamente, na íntegra, pelo site www.abracom.org.br

Tão perto e tão longe

Sabe aquele vizinho ou colega que não faz questão de te cumprimentar? De repente, ele começa a se chegar. Você logo pensa que deve haver algum interesse imediato envolvido nessa súbita aproximação. E, em geral, é verdade. O nome disso é conveniência. Agora, imagine se pode dar certo uma comunicação baseada em conveniência? Mas ainda é o que boa parte das empresas faz: só começa a falar com seus públicos quando a situação está difícil. Resultado: nenhum. E, o que é pior, a empresa cria em torno de sua comunicação uma aura de desconfiança. Por essas e outras é que a gente insiste: comunicar-se deve se tornar um hábito, que torna a vida das companhias mais saudável. E, mesmo em empresas com unidades e pessoas espalhadas por diversos locais, é possível estabelecer comunicação. Mais que isso: é fundamental, justamente para que a comunicação ajude a encurtar as distâncias físicas. As duas perguntas desta edição são sobre credibilidade e público disperso geograficamente. Mande a sua dúvida também!

Como conquistar uma relação de confiança com os empregados por meio da comunicação interna? Por que o sindicato consegue isso mais facilmente que as empresas?

É preciso destacar que existe uma identificação natural dos colaboradores com o sindicato, que, afinal, é seu representante. Suas mensagens chamam a atenção porque enfocam assuntos que afetam – nem sempre positivamente – o trabalhador (dissídio, demissões, benefícios etc). Além disso, o sindicato usa a mesma linguagem do trabalhador, coisa que nem sempre as empresas adotam. Para fazer frente à comunicação do sindicato – que é feita de forma profissional –, as empresas devem enxergar a comunicação da mesma forma, e dar a ela a mesma importância que o sindicato dá.

Uma comunicação clara e contínua é o primeiro passo, pois ajuda a tornar consistente o relacionamento empresa-colaboradores. E essa consistência é fundamental para que se estabeleça a confiança ao longo do tempo.

Como ter uma comunicação eficiente diante da descentralização do público? Exemplo: várias lojas espalhadas pelo estado.

Nesse caso, a internet/intranet desempenha papel muito importante, pois é capaz de tornar instantânea a comunicação em unidades fisicamente distantes. Mas se nem todos tiverem acesso a computadores, talvez seja o caso de ter alguém em cada unidade que se responsabilize por disseminar a comunicação no mesmo momento que a matriz. Tão importante quanto esse sincronismo é levar em conta as características regionais das lojas, respeitando-os e fazendo os ajustes necessários na comunicação da matriz.