Pode perguntar?

Para esta edição, selecionamos duas perguntas que muita gente já se fez. Esperamos receber sua dúvida para o próximo número do jornal. Não é preciso ser associado ao Inted: basta mandar e-mail para interativa@interativacomunicacao.srv.br

Qual a melhor maneira de tornar informações densas, como procedimentos técnicos, atraentes aos diversos públicos da empresa?

Linguagem clara e objetiva e o uso de imagens são fundamentais para tornar qualquer material impresso mais interessante. No caso de procedimentos técnicos, normas, políticas e demais conteúdos formais de uma empresa, a comunicação deve ser um complemento a ações como treinamentos, dinâmicas de grupo, eventos ou reuniões – momentos nos quais os conteúdos densos poderão ser ‘trocados em miúdos’. O material impresso deve funcionar como apoio e fonte para consultas.

Como acabar com os ruídos na comunicação?

Ruído é qualquer coisa que atrapalhe a comunicação. Uma linguagem imprópria pode ser causa de ruído – se o colaborador não entender bem o que está sendo comunicado, ele poderá tirar conclusões equivocadas. Informações incompletas também podem provocar ruídos – parecendo que a empresa está escondendo algo. Demora em se pronunciar pode configurar que a empresa está ‘armando’ uma informação. Até a falta de motivação para tirar dúvidas pode gerar ruído – na medida em que o colaborador vai continuar com a dúvida ou, pior, interpretar de forma errada a informação. Ou seja, o ruído acontece quando a comunicação está fora de sintonia com o público. E sintonia quer dizer informação clara, rápida e constante, num ambiente convidativo à participação. Onde existe confiança e transparência, as fofocas perdem espaço.

Será?

Murais nos pontos de maior circulação, um 'jornalzinho', alguns eventos em datas-chave, caixa de sugestões e um estagiário para fazer o operacional. Pronto. Minha empresa tem comunicação interna

Murais, jornal, eventos, caixas de sugestão e tantos outros elementos são ferramentas de informação. Representam a empresa falando. Bem diferente de comunicação, que significa troca, relacionamento. Só existe efetiva comunicação se houver efetivo diálogo. Da mesma forma que qualidade não se impõe com manuais, mas com cultura da qualidade, só há diálogo onde se instaura a cultura da comunicação.

A Associação Brasileira das Agências de Comunicação (Abracom) disponibiliza para download gratuito um material bem didático e profissional sobre Comunicação Interna: o Caderno de Comunicação Organizacional intitulado Como entender a Comunicação Interna. Para fazer download, basta acessar http://www.abracom.org.br/cco.asp.

Reproduzimos alguns trechos do capítulo inicial desse Caderno, para incentivar você a se aprofundar no assunto que, muitas vezes, ainda é tratado de forma amadora e, por isso, deixa a desejar em termos de resultados.

"A comunicação interna é o ponto de partida para o alinhamento do discurso de uma organização. E para que a comunicação externa tenha mais eficácia, as principais mensagens da organização precisam de legitimação do público interno e, claro, de uma política de recursos humanos coerente com os valores, a visão e a missão da empresa."

"A sinergia com todas as áreas faz da Comunicação Interna um processo verdadeiramente servidor, capaz de explicar o negócio da empresa ao empregado e, de forma sistêmica, ajudá-lo a atingir os resultados projetados, levando-os a entender de que forma cada um poderá fazer a sua parte e como a parte de cada um se integra ao todo para o alcance das metas definidas."

"O relacionamento intenso, vivo e permanente com os colaboradores (sejam eles efetivos, terceirizados ou estagiários) e seus familiares, permite que a Comunicação Interna realize a primeira de suas funções estratégicas: a difusão da Visão, Missão e Valores Corporativos. Além disso, amplia e harmoniza o diálogo entre capital e trabalho, equaliza interesses, integra equipes e valoriza o conhecimento e a produção, fruto da razão de ser da organização."

E então? Será que sua empresa tem comunicação interna?

Resultados em comunicação

Atualmente, quais são as melhores práticas para se chegar a resultados palpáveis em comunicação interna?

Não existem projetos ou ferramentas que garantam resultados a qualquer empresa, pois as necessidades do público interno de cada organização são específicas e particulares, e assim devem ser, também, suas ações de comunicação.

O caminho para se chegar ao projeto ou à ferramenta de comunicação ideal passa, necessariamente, por:

ñ Identificar as causas que levaram àquela questão que se deseja resolver. Antes de lançar uma campanha de comunicação interna visando a diminuição do índice de refugo na fábrica, por exemplo, é necessário identificar os motivos desse problema.

ñ Traçar o perfil do público-alvo. Do nível de escolaridade ao acesso aos meios digitais, tudo pode ser determinante para que as ações de comunicação atinjam ou não o público-alvo.

A partir daí, uma boa solução é planejar ações que tenham a participação do público-alvo. O 'velho e bom concurso', envolvendo os funcionários e/ou seus familiares, costuma dar bons resultados quando leva os participantes a refletir sobre o assunto e propor soluções. E por falar em envolvimento do público, nada melhor que depoimentos de seus membros – pode ser no jornal interno ou em outro canal já existente – para dar credibilidade à campanha e render bons frutos. O exemplo tem grande poder de persuasão.

Por fim, é sempre bom lembrar que o apoio da cúpula da empresa demonstra a importância do projeto e lhe confere credibilidade. Assim, uma campanha lançada oficialmente pelo presidente, por exemplo, tende a ter mais aderência.

Como mensurar o retorno da comunicação interna?

Desconhecemos métodos específicos para mensuração de resultados em comunicação interna. Por isso, apostamos nos indicadores próprios. Ao planejar a campanha, devem-se estabelecer indicadores específicos para aquela situação e que incluam variáveis diretas e indiretas. Por exemplo: voltando ao caso fictício do alto índice de refugo na fábrica, podem-se estabelecer indicadores diretos, como a diminuição de peças defeituosas e horas de retrabalho, e indiretos, como maior produtividade, diminuição do número de reclamações de clientes, resultados financeiros melhores.
Ainda no decorrer da campanha, o acompanhamento desses indicadores permite fazer os ajustes necessários para obter os resultados esperados.

Jornalistas: formadores de opinião

As notícias empresariais veiculadas de modo espontâneo na Imprensa – estimuladas apenas pelo interesse jornalístico do fato, sem que a empresa noticiada pague por isso – têm grande credibilidade junto a públicos-alvo, como clientes atuais e potenciais.

Estrategicamente, cabe à agência de comunicação o papel de estimular o bom relacionamento entre as empresas e os profissionais de jornais e revistas, entre outros meios de comunicação. O assessor de imprensa apresenta a empresa aos jornalistas, relata a sua trajetória no mercado, identifica temas que possam virar notícia, enfim, faz esta interface com o objetivo de estimular os jornalistas a abrir espaços para a divulgação de ações e produtos, em forma de notas, reportagens e entrevistas. Diferentemente do espaço publicitário, que a empresa anunciante compra e nele divulga o que quiser, o espaço editorial é gratuito, concedido pelo jornalista, por avaliar que as informações daquela empresa são de interesse do leitor, ouvinte ou telespectador.

A Interativa Comunicação atua com assessoria de imprensa há 21 anos, período em que sua expertise ajudou diversas empresas a conquistar espaços editoriais, como as indústrias Rockwell Automation, Cerâmica Portinari, Roto-Frank, Kömmerling, entre outras. Em agosto, mês de seu aniversário, a Interativa teve um motivo especial para comemorar: a conquista de duas novas contas - Grundfos do Brasil e GTM Máquinas e Equipamentos.

Com sede em São Bernardo do Campo, a dinamarquesa Grundfos é um dos players globais em bombas e sistemas de bombeamento. A companhia contratou os serviços de assessoria de imprensa para dar suporte às suas ações de marketing. Objetivo: divulgar, no formato de notícias, soluções tecnologicamente inovadoras em publicações dirigidas aos setores de saneamento, indústria, meio ambiente, etc.

Por sua vez, na GTM Máquinas e Equipamentos – empresa da cidade de Cajamar, na Grande São Paulo, especializada na comercialização e manutenção de guindastes, cestas aéreas e plataformas para serviços aéreos –, a missão da Interativa será despertar a atenção dos jornalistas para a capacitação da GTM na área de movimentação de cargas, realçando seus diferenciais técnicos e comerciais por intermédio da Imprensa.