Para atingir os objetivos da empresa, é
fundamental que forma e conteúdo do jornal despertem o interesse do leitor.
Para tanto, deve haver uma perfeita sintonia entre agência(s) e empresa. O
ideal é que a parte visual e os textos sejam feitos por uma mesma agência, pois
isso simplifica e agiliza o processo. Mas nada impede que uma agência faça o
visual (diagramação) e outra agência faça os textos. As etapas de trabalho são,
basicamente, as seguintes:
• Cronograma
A primeira atividade será sempre a definição do
cronograma de trabalho. Ele é fundamental para que o jornal circule na data
programada. O cronograma pode ser feito tanto pela(s) agência(s), respeitando a
disponibilidade de agenda do pessoal interno, quanto pela empresa (respeitando
os prazos para redação, revisão, diagramação e impressão).
• Pauta
As notícias veiculadas no jornal precisam ir ao
encontro do que os leitores gostariam de ler e, ao mesmo tempo, do que a
direção da empresa precisa informar. Por isso, recomendamos que a pauta seja
feita em conjunto, por empresa e agência(s). Por parte da empresa, deve-se
formar um conselho editorial, composto por representantes de vários setores. Se
uma única agência realizar as atividades de conteúdo e diagramação, deve
participar da reunião de pauta o jornalista responsável, a quem caberá orientar
o conselho editorial e trazer ideias de como abordar determinados assuntos,
como obter qualidade das informações, qual deve ser o tamanho das reportagens
etc. Se houver uma outra agência envolvida na diagramação, convém que o diretor
de arte também esteja na reunião de pauta.
• Entrevistas
Uma pessoa do conselho editorial deve ser
escolhida para coordenar internamente (na empresa) os trabalhos. É com ele que
a(s) agência(s) fará(ão) contato. Esse coordenador indicará os entrevistados,
ajudará no agendamento de entrevistas, coordenará a obtenção das fotos e,
quando necessário, fornecerá material de apoio, como resultados de pesquisas,
relatórios, informações complementares etc. As entrevistas devem ser feitas pelo
jornalista responsável, por telefone ou pessoalmente, de acordo com a
necessidade e disponibilidade dos entrevistados.
• Redação
O conteúdo do jornal pode ser feito a partir de
entrevistas e/ou de material produzido por profissionais da empresa. Neste último
caso, o jornalista responsável deve ter autonomia para revisar e adaptar o
material recebido da empresa, de modo que o texto final fique de acordo com a
linguagem jornalística e de fácil entendimento.
• Imagens
Se feitas por profissionais, valorizam o
resultado final. Mas poucas empresas contratam ilustradores e fotógrafos para
produzir suas imagens de dia a dia. Então, se a própria empresa produzir as
fotos, deve delegar essa tarefa a funcionários que tenham conhecimentos de
fotografia e saibam captar imagens com foco, luz e enquadramento adequados. O
jornalista responsável pode ajudar o fotógrafo amador da empresa a obter fotos
criativas, sugerindo ambientações. A empresa precisa, ainda, ter em mente que,
para materiais impressos, as imagens precisam ter alta resolução (300 dpis) –
isso significa dizer que fotos extraídas de sites, celulares e de arquivos ppt,
pps, pdf e doc costumam não servir.
• Aprovação de textos
Antes do envio das matérias para diagramação, a
agência responsável pelos textos os encaminhará, em arquivo word, ao
coordenador do jornal. Este deve distribuir os textos aos responsáveis, para
que apontem eventuais correções. O coordenador deve orientar essas pessoas a
corrigir apenas erros de interpretação/informação/técnicos. O tipo de
linguagem, a correção ortográfica e gramatical e hifenizações são atribuições
técnicas da agência responsável pelo conteúdo.
• Diagramação e layout
Após as adequações de texto solicitadas pela
empresa, a agência que cuida do visual fará a diagramação e layout.
• Primeira aprovação de
layout
A agência responsável pelo layout encaminhará o
primeiro PDF para a empresa, mais especificamente para o coordenador do jornal.
Este, por sua vez, se encarregará de aprová-lo junto aos membros do Comitê e/ou
entrevistados. Nesta etapa, a empresa poderá solicitar modificações no layout,
como alterações de fotos, por exemplo, desde que mantenha a coerência do
projeto gráfico. Pequenas alterações de textos ainda podem ser solicitadas.
• Segunda aprovação de
layout
Feitas as alterações pedidas pela empresa, a
agência responsável pela diagramação encaminhará um novo layout ao coordenador,
para aprovação final, que é feita por escrito para evitar mal-entendidos.
• Revisão final
Após o ok final da empresa e antes de enviar o
arquivo para impressão, a agência responsável pelo conteúdo fará a revisão
final. O objetivo é eliminar possíveis erros gramaticais e/ou de digitação,
provocados pelas mudanças nos textos.
• Impressão e distribuição
Muitas
empresas preferem, elas próprias, contratar os serviços de impressão
diretamente com a gráfica. Nesse caso, as empresas se responsabilizam pela
qualidade do produto final. Na maioria dos casos, a distribuição fica a cargo
da empresa, mas existem casos em que a agência despacha o jornal, via Correios,
para a residência dos colaboradores ou outros destinatários.
