Regras claras contribuem com clima organizacional

Recebemos uma dúvida que deve ser de muitos: “Sou responsável por toda a parte administrativa, inclusive pessoal e informática, de um escritório com 20 colaboradores. Uma das coisas que mais me cobram é a liberação do acesso ao Facebook nos computadores da empresa. O dono é contra e eu concordo com ele: acho que o pessoal vai perder o foco. Estamos errados?

            As mídias sociais são mesmo um prato cheio para quem tem fome de diversão e bate-papo. No entanto, bloquear acesso a elas pode gerar grande descontentamento no público interno, como parece acontecer onde você trabalha. Em vez de fomentar esse clima e criar a imagem de uma empresa retrógrada, que tal estabelecer uma política de acesso?

            Veja só: se há rede wifi no escritório, o pessoal acessa a web de qualquer maneira, via smartfones pessoais. E, mesmo sem wifi, muita gente já tem pacote de dados que dá acesso via 3G, de modo que, querendo a empresa ou não, o acesso às redes sociais já está sendo feito pelo colaborador durante o expediente. Liberar o acesso nos computadores da empresa pode parecer ruim, mas é uma iniciativa com forte impacto positivo sobre o clima, pois significa que a empresa está ouvindo o colaborador e confiando na maturidade dele, com relação ao bom uso que ele fará desse livre acesso.

            Ao liberar acesso ao Facebook e demais sites de relacionamento ou não, você deve deixar claro a todos que o tempo de acesso de cada um poderá ser monitorado pela empresa. E, importantíssimo, a empresa deve estabelecer uma política de acesso à web, que trará regras claras, inclusive sobre o que a empresa considerará como falta grave (exemplo: sites com conteúdo adulto, atividades ilícitas, compartilhar arquivos da empresa, usar pen drives pessoais etc). Essa política deverá ser distribuída e explicada a todos os colaboradores, estimulando-os a tirar dúvidas. Para desenvolvê-la, você pode fazer benchmarking com outras empresas ou lançar mão da ajuda de uma agência de comunicação. E o benefício para o escritório, qual será?  Colaboradores mais motivados e tudo de bom que deriva disso.

Tecniquês em portinglês

Smartphone, smart TV, smart watch. A cada dia, aqui no Brasil, surgem mais nomes em inglês para coisas relacionadas a tecnologia e comunicação. Com isso, cresce a dificuldade para assimilar tantas palavras e conceitos novos. E uma das premissas básicas para viabilizar a comunicação é que emissor e receptor compartilhem o mesmo código – ou seja, é necessário que falemos a mesma língua. Sendo assim, anote aí: smart é qualquer coisa com conexão à internet ou convergindo com outros equipamentos multimídia. E se essa última frase já lhe soou complicada, calma: você não está só. É grande o número de pessoas de diversas faixas etárias – jovens, inclusive – que se atrapalham com tantos termos novos e em inglês. Por isso, selecionamos alguns ligados à comunicação empresarial e tentamos traduzi-los resumidamente, usando uma linguagem bem simplificada.

Google – todo mundo usa e sabe o que é e entrou nesta lista para alertar você: antes de usar qualquer citação, dado ou informação obtida no Google (ou em qualquer outro buscador – sim, há vários outros menos populares), verifique se a fonte é confiável. Tomar como verdade qualquer resultado de pesquisa no Google pode provocar um enorme estrago na comunicação da empresa.

Facebook e Google+ – são sites de relacionamento, redes sociais concorrentes. Você faz login (se cadastra) e passa a poder interagir com pessoas novas ou conhecidas. Permite escrever textos, publicar fotos, compartilhar notícias, bater papo em tempo real etc. Cada vez mais usadas pelas empresas, para interagir com clientes e aumentar a presença da marca no ambiente web.

Twitter – rede social também. Só que, no Twitter, o seu recado tem que ser dado em até 140 caracteres. Só esta breve definição, desde o T até o ponto final, tem 165.

Slide Share – site no qual se podem ver e compartilhar apresentações, geralmente em Power Point. YouTube é a mesma coisa, só que para vídeos. E Flickr também, só que para fotos e imagens em geral. Em todos esses, você pode ver materiais sem precisar se cadastrar. Você só precisa se cadastrar se quiser compartilhar materiais.

LinkedIn – rede social voltada a relacionamentos profissionais. Você faz login e monta o seu currículo, por assim dizer. Muitas empresas já usam o LinkedIn para recrutar pessoal.

Skype – é o telefone via internet. Você se cadastra e passa a se comunicar, por voz e vídeo, com outras pessoas cadastradas. Assim como o Facebook, também pode ser usado como chat – para bater papo em tempo real por meio de texto

E aí? Quantos desses termos você já conhecia?

Fechando as portas e abrindo o jogo

A notícia era cruel: “a fábrica vai fechar as portas em alguns meses”. E agora? Qual deve ser o papel da comunicação interna nesse cenário? Conheça a história de uma indústria que fez da comunicação interna uma ferramenta estratégica de gestão diante de uma situação crítica e, assim, conseguiu reduzir, para empresa e trabalhadores, os impactos negativos desse processo

Era uma vez uma indústria de autopeças na periferia do Rio de Janeiro, que empregava diretamente quase 500 pessoas. O grupo nacional que era dono dessa fábrica concluiu que seria melhor para os negócios transferir a produção carioca para as suas unidades fabris em São Paulo. Entre as providências tomadas para levar a cabo essa decisão, foi contratada uma consultoria, para orientar sobre como o encerramento das atividades deveria ser feito. E veio a orientação: dia tal, a fábrica amanhecerá de portões fechados. Até lá, tudo deverá ser feito normalmente, sem nenhum aviso aos empregados. Era assim que muitas outras empresas já haviam feito. A principal argumentação para conduzir o processo desse jeito era a dificuldade que o sindicato criaria, as greves que viriam, talvez até quebra-quebras, sabotagens e danos ao patrimônio da empresa. E não tinha jeito, iria fechar mesmo, então, que fosse de uma vez.

O principal executivo da fábrica a ser fechada era um gringo de poucas falas, bastante experiente e cujo emprego nem de longe estava ameaçado pelo fechamento da fábrica – ele voltaria para São Paulo, onde integrava o staff de ouro do grupo. Ele se posicionou contra todos os seus pares e contra a veemente orientação da consultoria para se fazer a coisa assim, às escondidas. Mais do que isso: ele se indignou. Afinal, fazia uns três anos que ele havia sido designado para ‘tocar’ aquela fábrica e estava decidido a não enganar seus funcionários. Sua inabalável convicção, o prestígio conquistado em anos de serviços prestados ao grupo e muita negociação levaram a uma nova decisão: o processo de fechamento seria feito às claras. A consultoria entrou em pânico. “Isso é loucura”, afirmavam.

Aí entrou em cena a comunicação. O gringo não apenas conhecia o seu pessoal, mas também se relacionava com ele, com o apoio da área de comunicação interna e de alguns canais implantados desde a sua chegada. Esse trabalho foi intensificado. Quadros de avisos, boletins, eventos de portas-abertas, reuniões, tudo foi usado para transmitir aos trabalhadores a consideração e confiança que mereciam. Além disso, ele se expôs várias vezes, subindo nos degraus do Almoxarifado e, microfone na mão, colocando o pessoal a par do andamento do processo. Não se escondia: andava pela fábrica e interagia com os trabalhadores, mesmo falando pouco e baixo, era transparente e objetivo.  

Foram vários meses desde o anúncio oficial aos empregados até o fechamento da fábrica carioca. A produção continuou ativa por vários desses meses, para que não faltassem peças no período entre o seu fechamento e a retomada da produção em São Paulo. Fatos surpreendentes aconteceram, resultantes da prática efetiva da comunicação, e dois deles merecem destaque: o primeiro foi que, nesse período, a fábrica carioca bateu seu recorde de produção; o segundo foi a parceria estabelecida com o sindicato, que compartilhou seu mailing de empresas do setor, para as quais foram enviados books de currículos preparados pela empresa. Isso ajudou a recolocar vários profissionais.

Alguns empregados demonstraram interesse em abrir negócios próprios, com a experiência que tinham e a indenização que receberiam. A empresa, então, chamou o Sebrae para orientar esse grupo. Um cronograma de dispensas divulgado nos canais de comunicação internos permitiu que os trabalhadores se preparassem para o desligamento, e muitos deles, inclusive, ajudaram a transferir as máquinas e a reiniciar a produção em São Paulo.

Foi muito difícil, mas nem se compara a chegar para trabalhar e dar de cara com um portão lacrado e um aviso de demissão coletiva colado no muro. Muito tempo e muitos recursos foram investidos, sim. Pacotes financeiros, negociações. Mas nenhum lote sabotado foi produzido. Nenhum dano foi causado à imagem da empresa. Nenhum minuto foi perdido com greve.

O sindicato fez seu trabalho de negociar um bom pacote de benefícios para os demitidos. E a empresa fez a sua obrigação de pagar a todos dentro da lei. Mas o dinheiro nunca seria satisfatório se faltasse esse relacionamento estabelecido por meio da comunicação interna.

Esta história é verídica e a empresa ainda existe, foi vendida e cresceu. E a consultoria que queria bater a porta na cara dos empregados? Não existe mais faz tempo...

Os de casa primeiro

ANTECIPAR AOS COLABORADORES O QUE VAI SAIR NO JORNAL DE AMANHÃ SOBRE A EMPRESA É UMA FORMA DE PRESTIGIÁ-LOS

NEM TODAS AS EMPRESAS realizam atividades de Assessoria de Imprensa, sejam elas esporádicas ou constantes. Entre as que realizam, raras são as que compartilham seus resultados com os colaboradores. No entanto, a sinergia entre os canais de comunicação internos e as atividades de Assessoria de Imprensa é uma importante ação para aumentar e manter o comprometimento dos colaboradores. O engajamento dos colaboradores só é possível quando eles sentem que são

importantes na estratégia de negócios. E quando compreendem bem as principais mensagens da empresa e suas estratégias de posicionamento da marca. Envolvidos

com a realidade organizacional, eles trabalham alinhados com os valores da empresa e com as expectativas em torno de metas e resultados.

Uma importante fabricante de sistemas de bombeamento – pertencente ao portfólio de clientes da Interativa Comunicação – vem colhendo bons resultados com este

alinhamento entre as ações de Assessoria de Imprensa e comunicação interna. Os colaboradores são estimulados a sugerir fatos e ações de suas áreas que possam ser

transformados em apelos jornalísticos. Além disso, antes de notícias da empresa estamparem as páginas de revistas especializadas ou de jornais, o público interno é informado sobre a ocorrência de entrevistas e sobre os temas retratados. Quando publicadas, eles também têm acesso às reportagens, via e-mail ou quadros de avisos.

Assim, à medida que a empresa conquista espaços na Imprensa – ampliando a visibilidade e fortalecendo a marca –, os colaboradores se sentem orgulhosos de fazer parte do negócio. Enfim, quando um colaborador tem clareza do seu papel e reconhece o posicionamento da empresa no mercado, fica mais fácil obter coerência entre as suas expectativas e potencialidades e os objetivos, as metas

e os desafios da organização.

Escrever é fácil. Difícil é ser lido e compreendido.

RESUMIMOS E ADAPTAMOS DICAS DE REDAÇÃO JORNALÍSTICA NA WEB, PARA AJUDAR VOCÊ A TER MAIS SUCESSO COM TEXTOS DE COMUNICAÇÃO INTERNA DIVULGADOS POR MEIOS DIGITAIS

NA INTERNET, NÃO HÁ LIMITE de espaço para textos, mas isso é relativo. Fatores como tempo de carregamento de página, área útil do monitor e, principalmente, assimilação do leitor acabam definindo um tamanho.

• O início do texto deve ser curto e sedutor, a cada parágrafo convidando o leitor a ler o próximo, mostrando a ponta do iceberg, para não afujentar leitores apressados ou preguiçosos.

• A imersão no assunto deve ser gradual e voluntária, e é aí que entram os hiperlinks – eles possibilitam que os leitores interessados se aprofundem. Além disso, uma palavra sublinhada é uma tentação num texto on-line. E, se o assunto for relevante para o leitor, ele fica curioso. Outra função do hiperlink é ajudar na leitura dinâmica e facilitar o entendimento apressado.

• Sobre o tamanho de um texto numa tela, não ultrapasse 20 linhas. Se necessário, quebre o texto em páginas. Crawford Kilian, autoridade mundial em jornalismo on-line, afirma que "as pessoas dificilmente leem mais de dois blocos de texto de até 100 palavras. É importante conseguir que o leitor saiba o máximo lendo o mínimo”. O tamanho máximo dos parágrafos, para ele, é 75 caracteres.

• Resumindo: um texto na web não deve ser maior do que a tela do monitor, já que as barras de rolagem são difícieis de serem manejadas e o leitor pode se perder ao tentar achar onde parou antes de rolar.

• Adicione, ao final dos textos, algumas informações, como telefones úteis, e-mails de instituições e, é óbvio, links relevantes.

• Atenção à linguagem: a rede não tem tempo para formalidades, e quanto mais formal, mais dificuldade de esclarecimento. "Isso não significa que as regras gramaticais possam ser esquecidas. Pelo contrário. O correto uso do idioma agrega credibilidade ao texto.

Tenha em mente que a pressa é cada vez maior, e perdemos o freguês se não temos um bom primeiro parágrafo e uma boa amarração de ideias para dar continuidade, até finalizar o texto.

Frases curtas, corretamente pontuadas e na ordem direta (sujeito, verbo, complementos) são fundamentais para seu= recado ser dado com sucesso.

Fonte: www.usabilidoido.com.br/dicas_de_redacao_jornalistica_na_web.html

Ponha-se no seu lugar

Escolher os melhores locais para quadros de avisos, Tv corporativa (também chamada de mural eletrônico) e outros canais de informação é tarefa simples. Asinda assim, exige atenção com alguns detalhes para evitar a tentação de usar qualquer parede em local que todos frequentem.

O melhor lugar para colocar os quadros de avisos é o restaurante?

 Nem toda parede é apropriada para receber um quadro de avisos. Num corredor, por exemplo, pode atrapalhar o trânsito de pessoas. Na hora de decidir onde instalar,

responda a seguinte pergunta: você pararia diante dele nesse local?

Numa indústria, o local destinado às refeições pode ser uma boa opção. Afinal, tem um fluxo intenso de pessoas. No entanto, você já viu alguém parado diante de um quadro de avisos dentro do restaurante de uma indústria? É uma raridade. Em geral, as pessoas entram neste local com uma prioridade: comer. Na saída, costumam estar acompanhados de colegas ou conversando. Resultado: o quadro de avisos se torna invisível. Colocado numa área próxima à saída, porém fora do restaurante, talvez ele tenha mais chance de atrair a atenção. Por outro lado, a TV corporativa no restaurante costuma ser uma ótima opção. Afinal, quem resiste a uma olhadinha para a tela enquanto come? No entanto, é muito importante que os temas das mensagens não tornem indigesto o momento da refeição.

E, já que o restaurante está na berlinda, existe uma forma de comunicar que foi feita sob medida para as áreas de refeição das empresas: os displays de mesa. São de baixo custo e simples de alimentar (com informações, naturalmente). Vale a pena investir um tempo para pensar numa ótima distribuição dos canais nos ambientes, em vez de encher a empresa com eles, condenando-os à inutilidade e gerando poluição visual.

Ponha-se, então, cada coisa no seu devido lugar!

Trabalhe a seu favor

POR QUE CADA VEZ MAIS A VIDA É DEFINIDA POR UM RITMO FRENÉTICO, ESTRESSE E ANSIEDADE? POR QUE SUA PRODUTIVIDADE PARECE ESTAR DIMINUINDO MESMO QUANDO VOCÊ DEDICA MAIS E MAIS TEMPO AO TRABALHO? POR QUE VOCÊ TEM A SENSAÇÃO DE ESTAR PERDENDO A MELHOR PARTE DA SUA VIDA? SE VOCÊ SE FAZ ESSAS PERGUNTAS E NÃO ENCONTRA RESPOSTAS QUE O AJUDEM A EQUACIONAR ESSAS QUESTÕES, MINDFULNESS PODE SER UM CAMINHO. E É ESSE O TEMA ABORDADO POR ALEXANDRE LUNARDELLI E JOSELITA CUNHA, PALESTRANTES DE JUNHO DO ENCONTRO DO INTED. A SEGUIR, ELES COMPARTILHAM ALGUMAS IMPRESSÕES SOBRE O ASSUNTO.

 Os resultados que obtemos nem sempre correspondem ao tanto de energia que dedicamos às tarefas. Por que isso acontece?

A quantidade de energia dedicada a uma tarefa está ligada ao nosso poder de concentração, de focar naquilo que estamos fazendo. Normalmente, quando fazemos uma tarefa, estamos pensando em várias outras coisas ao mesmo tempo, e isso leva a um desgaste de energia muito maior. O que conseguimos com o treinamento da atenção é aumentar muito o nosso poder de concentração. Todo homem de sucesso é um homem de grande concentração. O treinamento Mindfulness é basicamente o treinamento da atenção consciente. É um jeito de ser que surge espontaneamente quando aprendemos a prestar atenção, intencionalmente e sem julgamento, para o momento presente, para as coisas como elas realmente são. Os estudos mostram claramente um incremento no rendimento do trabalho e na produtividade em geral, com desenvolvimento da atenção,

concentração e resiliência. As pesquisas apontam, também, melhora na memória, crescimento da criatividade, maior rapidez para respostas e aumento da resistência física e mental.

Como contornar a falta de tempo e abrir espaço para atividades adicionais, como o aprendizado da prática da meditação?

A resposta para essa pergunta é o aumento de produtividade. Com o treinamento, conseguimos tornar nossa mente calma e clara e, assim, eliminamos nosso pior inimigo, que é a inquietação. Nesse estado mais calmo, nos tornamos mais produtivos. Calmamente ativos e ativamente calmos. O tempo investido na meditação volta muitas vezes, porque gastamos menos tempo para fazer nossas atividades rotineiras. Um exemplo claro da aplicação no ambiente corporativo é o ganho com as reuniões. Usando técnicas simples com sua equipe, um líder consegue transformar reuniões em momentos importantes e muito produtivos, economizando muito tempo que, de outra maneira, seria perdido improdutivamente.

A melhor notícia é que não são necessárias horas de prática diária. O tempo recomendado pela maioria dos estudiosos varia de 30 a 40 minutos diários, seis vezes por semana (quando a pessoa aprende e pega o gosto, ela dificilmente deixa de meditar os sete dias da semana). Este tempo pode ser dividido em duas vezes de vinte minutos. Além da prática formal, existem vários exercícios que promovem a mente presente e que devem ser feitos durante o dia, durante as atividades normais. Podemos citar a escuta empática, a alimentação, a caminhada ao banheiro ou ao café durante o expediente, o caminho de casa para o escritório e várias outras.

Existe uma associação bastante comum com alguma religião, quando se fala em meditação. Isso tem fundamento?

As técnicas contemplativas têm sua origem nas tradições religiosas e, portanto, essa associação tem fundamento, sim. Acontece que, nas últimas décadas, a ciência estudou as técnicas e as ajustou, tirando todo e qualquer component religioso. Jon Kabat-Zyn, o pioneiro em juntar as técnicas da meditação budista com a ciência da saúde, costuma dizer que ele trouxe as “técnicas budistas sem o budismo”. Qualquer pessoa pode se beneficiar do treinamento, independentemente de crenças. Muitos meditadores são ateus e/ou agnósticos. Não se discute religião nos encontros. A meditação Mindfulness é, hoje, completamente científica e secular.

Devemos encarar a meditação como um treinamento da mente. Assim como vamos a academia ou a um parque para treinar o corpo e fazer ginástica, devemos dedicar um tempo ao treinamento da mente. Assim como atingir uma boa forma física exige um tempo de treinamento, a obtenção de uma “mente em forma” também precisa de algum tempo para acontecer. O tempo de prática deve ir aumentando paulatinamente, começando com 5 a 10 minutos, dependendo de cada um. A maioria das pessoas já sente alguns benefícios logo de saída; para outras, demora um pouco mais. Os programas desenvolvidos pelos principais centros de Mindfulness do mundo têm a duração de oito semanas, com um encontro semanal. Muitos dos benefícios medidos são obtidos com esse prazo. Alguns institutos que estão oferecendo o programa para empresas optaram por programas de sete semanas. Existem, também, programas intensivos de alguns dias, que podem ter diferentes formatos.

PARA SABER MAIS, ACESSE:

• www.abmindfulness.com.br/destaque.php?id=6

• www.abmindfulness.com.br/destaque.php?id=5

Alexandre Lunardelli – Engenheiro agrônomo, com especialização em administração de empresas. Facilitador de programas de treinamento, ensina Mindfulness para empresários, executivos, profissionais liberais, professores, artistas e estudantes. Cursou Mindfulness na UNIFESP. Desenvolveu expressiva carreira como empresário e executivo.

Joselita Cunha – Administradora de empresas, com especialização em Finanças e Controladoria, desenvolveu sua carreira como executiva na área financeira em grandes empresas multinacionais. Master Practitioner em Programação Neurolinguística e Reikiana. Professora de Mindfulness formada com o Lama Jangchu.