Publicação empresarial: só porque é grátis não tem que ser chata

Além de temas que a companhia quer abordar, inclua aqueles que os colaboradores gostariam de ler

Visual atraente, com fotos e ilustrações, e matérias curtas, com linguagem descomplicada, mesmo quando os assuntos forem complexos – e especialmente nesses casos – são premissas básicas para que as publicações empresariais, especialmente as internas, como revistas, jornais, newsletter, boletins etc, sejam bem-sucedidas. As notícias, por sua vez, precisam ser diversificadas, para que a publicação não se torne “o jornal do RH” ou “a revista do pessoal de Vendas”. A diversificação também garante um bom índice de leitura, porque, se o leitor não quiser ler uma reportagem, terá outras que poderão despertar seu interesse. Busque o equilíbrio, mesclando temas empresariais com matérias de interesse geral, que também podem ter um link com o dia a dia da empresa. Quer ver? Até mesmo uma receita culinária pode estar relacionada com a empresa. Ela pode ser passada pela nutricionista da empresa ou simplesmente ser um prato que faz sucesso no restaurante da companhia.

São exemplos de temas empresariais: estrutura organizacional; responsabilidades de setores e dos colaboradores; formas de avaliação de desempenho; sucessos obtidos; benefícios; dicas de liderança; qualidade; relação cliente-fornecedor interno; perfil de empregados, treinamentos internos etc. São informações objetivas, de interesse dos colaboradores e que, ao mesmo tempo, facilitam a realização das metas da organização e melhoram a confiança interna.

Temas de interesse geral podem ser:

Cultura – patrocínios a eventos culturais, sugestões de leitura, até matérias temáticas a respeito de uma festa do nosso folclore, etc.

Motivação – contribui com o desenvolvimento profissional e pessoal do colaborador. Podem ser baseadas em entrevistas com especialistas.

Comportamento – negociação é um exemplo. Todos, não importa em qual função, precisam saber negociar. Seja em casa com os filhos, no ambiente de trabalho ou no shopping.

Psicologia – crescer, envelhecer, casar, separar, ganhar, perder. Essas e tantas outras emoções, motivadas por situações no ambiente profissional ou familiar, podem render matérias no mínimo curiosas, resultantes de entrevistas com especialistas.

Comunicação – dicas sobre como se comunicar corretamente, desenvolver a empatia pelo receptor para ser entendido, a importância do feedback, incluindo aspectos da língua falada, como concordância, vícios de linguagem etc.

Qualquer empresa precisa de comunicação interna

A Associação Brasileira das Agências de Comunicação (Abracom) destaca em seu Caderno de Comunicação Organizacional Como entender a comunicação interna* que as empresas devem desenvolver e utilizar materiais e campanhas que objetivem “apresentar e posicionar a organização, seus conceitos de missão, visão, valores, políticas e processos”.

Por menor que seja uma empresa, não convém relegar esses materiais e campanhas ao segundo plano, pois eles são efetivos na sedimentação do DNA da companhia, tanto junto aos novos colaboradores quanto entre os integrantes veteranos.

O Manual de Políticas e Procedimentos, assim como o Código de Ética da empresa, estão nesse rol de iniciativas indispensáveis da comunicação interna. Eles “veiculam informações que visam facilitar a integração (dos novos colaboradores) na cultura da organização e motivar o seu comprometimento, para uma maior consciência e unicidade de visão sobre as normas de conduta, processos e forma de atuação da empresa. Essas publicações contêm orientações sobre a missão, visão, valores, políticas e benefícios de Recursos Humanos e os procedimentos a serem realizados em situações do dia a dia, como ação em caso de acidentes de trabalho, procedimento em relação ao fluxo e sigilo de informações, relacionamento com fornecedores etc.”

As pessoas são movidas por estímulos, e a comunicação interna é um dos bons, quando feita de forma profissional e sistêmica. Mesmo em empresas pequenas, também são oportunas campanhas internas para motivação e consecução de objetivos e metas. Programas sociais, culturais e esportivos também funcionam como um estímulo positivo à identificação do profissional com a empresa.

Em resumo, não é o tamanho de uma empresa que vai determinar a necessidade de comunicação interna. Ela pode, sim, ficar mais complexa e exigir mais recursos, tanto maior for a empresa. Porém, em toda organização, ela é essencial.

*O CCO Como entender a comunicação interna pode ser baixado gratuitamente, na íntegra, pelo site www.abracom.org.br

Bata à porta do seu colaborador

Você já deve ter ouvido isso: a mudança é uma porta que só abre de dentro para fora. Ou seja, cada pessoa é a única protagonista de sua mudança. Isso vale, também, nas empresas. Por mais elementos que uma companhia apresente aos seus colaboradores, a

decisão de 'vestir a camisa' será sempre um movimento individual. Diante disso, fica ainda mais clara a relevância da comunicação interna e de ações de endomarketing: elas não vão mudar o clima organizacional, nem transformar um colaborador apático num líder construtivo. Porém, comunicação interna atua como elemento de provocação a esse movimento de mudança. Mesmo só havendo maçaneta na parte interna dessa porta, a empresa pode e deve bater nela, lançar luz pelas frestas, enfim, estimular o colaborador a abri-la, a experimentar e participar, ampliando seus próprios horizontes e, por consequência, os resultados da empresa.

As perguntas desta edição são sobre essas 'batidinhas' na porta que a empresa precisa constantemente dar, seja por meio de ações de comunicação interna, seja pela inequívoca força do exemplo. O ideal é que seja das duas formas simultaneamente.

Algumas empresas adotam ações de endomarketing. Nesses casos, existe uma competição entre comunicação interna e marketing?

Na verdade, as atividades de comunicação interna e de endomarketing se complementam. Comunicação interna é quando você transmite informações importantes usando os meios formais de comunicação disponíveis na empresa, como e-mails, reuniões com a liderança, mural, jornal, etc. Endomarketing é quando você associa as informações a serem transmitidas às técnicas e estratégias do marketing tradicional. Ou seja, existe um cuidado criativo e uso de mídias alternativas.

Em outras palavras: os canais de comunicação têm que existir sempre. As campanhas de endomarketing complementam, deixam a informação mais agradável. Exemplo: o jornal interno já noticiou que a empresa está adotando um novo uniforme, mais apropriado para seu pessoal operacional. Em paralelo, uma campanha de endomarketing espalha pela fábrica cartazes de grande apelo visual apresentando o novo uniforme e suas funcionalidades. Ou promove um desfile na linha de produção. Ou ambas as iniciativas.

Qual é a melhor forma de influenciar pessoas?

A força do exemplo é uma maneira bastante eficiente para influenciar pessoas. Você já deve ter ouvido comentários do tipo “o presidente chega aqui, cumprimenta todo mundo”, ou ainda “o supervisor só chama a gente pra conversar pra dar notícia ruim”. Ou seja, as pessoas estão atentas ao comportamento de seus líderes e são influenciadas por gestores cordiais, acessíveis, que se mostram interessado em ouvir (e não apenas em dar ‘notícia ruim’), assim como sofrem influência de líderes fechados. Não se trata de exigir que os líderes adotem um comportamento padrão, mas de alertá-los para a influência que sua postura tem no clima da área.  

Questões de tempo

Qualidade deixou de ser diferencial há muito tempo. Mas, para conseguir implantá-la leva tempo, e exige esforço cotidiano mantê-la. Um desses elementos diários para consolidar e aprimorar o ambiente da qualidade é a comunicação. Ela também é fator-chave na hora de dar notícias negativamente impactantes para a empresa e, consequentemente, para seus colaboradores. Em ambos os casos, não tem muito o que inventar, não: é trabalhar no dia a dia o relacionamento com as equipes, não só de cima para baixo, mas, também, acolhendo dúvidas, ideias e percepções que os empregados trazem. O 'olho no olho' é sempre importante, pois compromete e aproxima. Os painéis têm um jeito apropriado de comunicar, na forma e conteúdo. Respaldadas por uma cultura de comunicação, são duas ações simples, de baixíssimo custo e eficientes.

ñ Como a comunicação interna pode colaborar para a qualidade na produção? Nesse caso, o meio mais indicado são os painéis?

A qualidade é resultado de um sistema bem ajustado, que envolve treinamento e capacitação dos funcionários, tecnologia fabril, técnicas de acompanhamento de desempenho de máquinas e equipamentos etc. No chão de fábrica, os painéis podem ser bons aliados na conquista e na manutenção da qualidade. Neles, podem ser colocadas informações sobre metas, os principais problemas enfrentados no mês anterior, as providências tomadas para saná-los, gráficos de evolução etc. Mas é preciso que os líderes das áreas facilitem a aproximação do grupo, estimulando sua consulta, explicando as informações ali expostas, esclarecendo dúvidas etc.

ñ Como inovar para comunicar más notícias?

Em qualquer situação, é preciso ser ágil e falar a verdade, comunicando notícias ruins face a face, no primeiro momento. E isso é papel da liderança. Se a empresa for lenta ou se omitir, o sindicato certamente falará sozinho, e sua versão não encontrará barreiras para ser aceita como verdade. Por exemplo: uma linha de produção será desativada. Para comunicar isso de forma clara, a liderança deve ser preparada para responder perguntas e para transmitir a mesma informação em todas as áreas, falando em nome da empresa, explicando o motivo dessa decisão e – importantíssimo – saindo na frente da ‘rádio peão’, ou seja, agindo em vez de reagir.

Mande sua pergunta.. Escreva-nos.

A importância das redes sociais

Mesmo que você (ainda) não use redes sociais, é importante saber minimamente a respeito delas, pois elas ocupam espaço relevante – e crescente – no universo corporativo. E por mais que tentemos compartilhar com você informações a respeito, as redes sociais tomaram proporções que extrapolam este espaço. Por isso, selecionamos alguns links confiáveis, para você se inteirar mais sobre redes sociais e o mundo corporativo. Esses links trazem dados no mínimo interessantes, e estimulam a reflexão sobre o assunto. Mas, atenção: cuidado com o que você capta na web: assim como há ótimos materiais de fontes idôneas, também se encontra muita informação equivocada ou sem qualquer consistência.

http://www.sebrae.com.br/customizado/inovacao/tecnologia/mundo-digital/redes-sociais

http://www.hsm.com.br/editorias/infografico-redes-sociais-preferidas-no-mundo-corporativo

http://www.hsm.com.br/editorias/empresas/infografico-onde-empresas-erram-nas-midias-sociais

http://tecnologia.terra.com.br/noticias/0,,OI5772574-EI12884,00-Mundo+tem+bilhao+de+usuarios+de+redes+sociais+diz+estudo.html

http://super.abril.com.br/cotidiano/como-internet-esta-mudando-amizade-619645.shtml

Abaixo, reproduzimos alguns conteúdos da Interativa no twitter. Para ter acesso a todos os nossos posts, é só abrir uma conta e nos seguir!

ñ Jornal mural costuma ser confundido c/ quadro de avisos e vice-versa, mas, se forem parecidos, é só na forma, pois conteúdo é bem diferente.

ñ Quadro de avisos deve conter apenas informações administrativas e legais, como horários, normas, determinações etc.

ñ Jornal mural é onde se divulgam notícias – tudo que for novo, verdadeiro e útil aos funcionários.

ñ Para atrair o funcionário, o jornal mural deve ser bem ilustrado e com pouco texto, para ser visto e lido “de passagem”.

ñ Erro comum em quadros e murais: tirar 1 msg e imediatamente colocar outra no mesmo lugar. É importt usar o vazio visual p/ marcar a mudança.

Como fazer um jardim (ou a comunicação interna)

Você provavelmente conhece o belo jardim do Museu do Ipiranga (cujo nome oficial é Museu Paulista). Construído a partir de um projeto, se mantém vivo graças ao trabalho de profissionais especializados. Por mais naturais que pareçam, jardins não surgem nem se conservam espontaneamente. São planejados, construídos e cultivados. Envolvem arquitetos, jardineiros, paisagistas e botânicos.

E é exatamente o mesmo raciocínio que norteia a comunicação interna: planejamento e realização de um projeto sob orientação de quem é especialista. No entanto, o que muito se vê é o RH – sobretudo T&D – incumbido da comunicação interna como atividade acessória. O resultado é minguado, apesar de o esforço ser grande. E, ao primeiro aperto de verba ou falta de tempo, interrompe-se a germinação da semente plantada.

Como fazer comunicação interna, então?

Da mesma forma que se faz um jardim: tendo à frente um especialista. É ele quem sabe planejar as atividades e orientar os “jardineiros e paisagistas” na identificação dos meios, na condução com critérios técnicos e transparência.

Um capítulo detalhado sobre isso você encontra no Caderno de Comunicação Organizacional da Abracom “Como entender a comunicação interna”, que pode ser baixado gratuitamente em www.abracom.org.br. A seguir, compartilhamos um resumo:

“A comunicação interna é atividade meio, e não fim, que presta serviço às demais áreas, atendendo às demandas de troca de informações, conscientização, integração, reconhecimento etc. Para que seja encarada como estratégica, deve responder aos desafios do Planejamento Estratégico Corporativo. É necessário o envolvimento de todos os níveis da empresa, principalmente da diretoria. A comunicação interna trabalha na identificação das necessidades – da empresa para com seu público interno e vice-versa. É importante ouvir colaboradores de todos os níveis antes de elaborar, implantar, desenvolver e manter um projeto de comunicação interna. E é fator estratégico que os colaboradores sejam os primeiros a conhecer novas posturas, produtos e informações da empresa. Eles costumam ser o primeiro público afetado pelas decisões da organização. Nada mais justo e inteligente, portanto, que informá-los em primeira mão.”

A teoria, a prática e a interseção entre elas

É muito bacana falar em transparência na comunicação, e é praticamente consenso que a transparência é essencial para estabelecer uma comunicação de valor, que resulte em mudança de comportamento. É tão bacana apoiar essa ideia, quanto é difícil ser transparente na prática. Por quê? As razões são várias, e uma delas é a forma como se estabelece a hierarquia das empresas. Em muitas, reter a informação é deter poder, e praticamente tudo é confidencial. Dos colaboradores em geral, é esperado que façam muito bem o que foram contratados para fazer, e que participem das iniciativas internas, como Sipat, Campanha do Agasalho, pesquisa de clima etc. Encontrar soluções e ter ideias são tarefas dos chefes – eles, sim, contratados para pensar, para resolver. Em empresas com essa cultura, dificilmente a comunicação interna sairá da teoria para a prática. A transparência é um dos pilares que sustenta a comunicação interna. Concordar com isso é fácil. Praticar, nem tanto. Acompanhe três questões em torno dessa linha que separa a teoria da prática, e da interseção entre elas: a transparência.

Por que as empresas não se habituam com a comunicação interna?

Qualquer hábito deriva da prática constante. De uma maneira geral, as empresas usam a comunicação de forma intermitente, interrompendo o processo quando surge alguma crise ou dificuldade – justamente quando a comunicação deveria ser um ponto de apoio para o fortalecimento do grupo. Ou apenas para fazer ‘oba-oba’ sobre alguma atividade pontual. Ou seja: para que as pessoas se habituem à comunicação interna, é preciso que esse hábito seja cultivado desde a alta administração.

Como eliminar a barreira dos cargos, como a existente entre estagiários e gestores?

Cada empresa tem aspectos culturais muito próprios, havendo aquelas em que a hierarquia é mais valorizada do que em outras. A cultura de uma empresa é que determina o quanto o seu modelo de gestão será interativo. Por isso, não existe uma fórmula para eliminar barreiras entre cargos, pois isso é um traço da cultura empresarial. Porém, nas empresas em que a comunicação faz parte da gestão, essas barreiras tendem a ser mais tênues, e a interação entre áreas e pessoas de diferentes posições tende a ser mais intensa. A comunicação, uma vez adotada por uma empresa e integrada à sua cultura organizacional, ajuda a flexibilizar as relações ao longo do tempo.

Como melhorar a comunicação entre as diversas áreas da empresa?

Sendo transparente e ágil. Nada pior do que ficar sabendo de algo sobre a sua área por meio de um colega de outro departamento. Com relação à transparência, é claro que não devemos confundir informação sigilosa com divulgação correta dos fatos cotidianos de uma empresa. Uma comunicação simples, rápida e franca é capaz de integrar os departamentos de uma empresa e evitar boatos.