*Márcia Mathias Maia
Profissionais de RH costumam concordar com o papel decisivo da comunicação interna na gestão das pessoas e, por consequência, nos resultados das empresas em geral. No entanto, costumam também acumular dúvidas sobre a forma de aplicar a comunicação no dia a dia, de modo eficiente e ágil.
Uma das dúvidas mais frequentes é sobre como comunicar a um público disperso. Empresas com esse tipo de distribuição de colaboradores devem usar formas de comunicação diferentes. A comunicação com pessoal que tenha acesso contínuo ao computador pode ser feita usando-se a internet ou a intranet, fórmula que, no entanto, não alcança o time de vendas de uma grande rede de varejo, por exemplo. E há inúmeros outros casos, todos levando a uma mesma conclusão: antes de estabelecer formas de se comunicar com os colaboradores, é necessário identificar os diferentes grupos, seja conforme a atividade que desempenham ou o local onde trabalham, entre outras características. E uma outra coisa é certa: sempre existirão meios – ou pelo menos um – de levar a informação ao colaborador. Então, para alcançar um público interno heterogêneo e/ou disperso, avalie as características desse universo, identificando grupos distintos. Busque uma interseção entre esses grupos. Se não houver, use maneiras variadas, específicas para cada grupo. Esse raciocínio vale, também, quando há níveis que separam o público interno. Podem ser hierárquicos, socioculturais ou de qualquer outra natureza.
Outra dúvida recorrente diz respeito ao que deve ser comunicado por RH. Em empresas nas quais o RH tenha sido oficialmente escolhido pela diretoria como a área administradora desse processo, devem partir do RH todas as formas de comunicação interna da empresa. Para isso, RH deverá ser acionado pelas demais áreas, que passarão as informações e dirão quais são as suas necessidades. Caso outra área – Marketing, por exemplo – seja a administradora oficial da comunicação da empresa, RH deve se restringir a comunicar apenas o que for relativo aos seus processos.
Outra questão diz respeito a como desenvolver uma peça de comunicação de modo que alcance os resultados esperados. Desde um simples banner a uma revista interna, a eficácia de uma peça de comunicação vai depender, basicamente, da união de quatro pontos igualmente importantes:
- linguagem apropriada ao público receptor;
- visual adequado, evitando excessos e rebuscamentos;
- meio apropriado de chegar até o colaborador e
- conteúdo claro e coerente para o público.
Outro fator que tem peso significativo na credibilidade de peças de comunicação, mas que se aplica apenas a algumas, é a periodicidade – revistas, jornais e murais são exemplos de veículos que devem ter periodicidade fixa, como forma de gerar demanda por informações (criar no colaborador o hábito por notícias da empresa) e agregar credibilidade, ou seja, deixar patente que a empresa não os faz apenas quando interessa ou quando tem tempo.
E o e-mail? Quando usá-lo? É preciso estar atento ao seguinte: Nada substitui (ainda) a comunicação face a face. Portanto, avalie o caso antes de escrever um e-mail. Muitas vezes uma conversa com a pessoa ou com a equipe pode ser mais efetiva e mais humana. Mesmo sendo o e-mail uma ferramenta moderna, valem para ele as velhas máximas de usar o bom senso e evitar excessos.
São muitas as questões que envolvem a comunicação interna. Todas, no fim das contas, apontam para a maior delas: como usá-la para motivar e integrar? Tendo em mente que:
- ela é um dos ingredientes da gestão eficiente de pessoas, e não o único nem o principal;
- resultados pontuais são possíveis a curto prazo, porém, resultados estruturais começam a aparecer a médio prazo.
Partindo daí, encare-a de forma responsável e sustentável: planeje-a, execute-a, verifique-a, ajuste-a, repita-a, renove-a, cultive-a. Afinal, ela é parte integrante do meio ambiente empresarial – também conhecido como clima organizacional.
Márcia Mathias Maia – jornalista, com pós graduação em Comunicação Empresarial e consultora de comunicação interna da Interativa Comunicação
